De marge voor de detaillist op de verkoop van meubelen moet flink omhoog. Dat is niet alleen nodig om zijn bestaan te garanderen, maar ook om hem een goede boterham te laten verdienen. Een dergelijke uitspraak klinkt iedere ondernemer die meubelen verkoopt als muziek in de oren, vooral als hij gedaan wordt door de FENA. De FENA is de Europese vereniging voor de meubelbranche. Van een groot aantal Europese landen zijn de brancheorganisaties voor de detailhandel in onder andere meubelen bij de FENA aangesloten. De FENA staat officieel voor Federation Europeenne du Negoce de l'Ameublement. De landen die een vertegenwoordiging in de FENA hebben, zijn: België, Nederland, Duitsland, Spanje, Frankrijk, Noorwegen, Oostenrijk, Zwitserland, Portugal en Italië.

Het 'margeverhaal' is slechts een van de problemen waarvoor de Europese meubeldetailhandel zich geplaatst ziet. In de relatie leverancier-detaillist zijn er intussen zoveel knelpunten, dat de FENA zich in het belang van detaillist én consument geroepen voelt tot 'actie'. Het instrument waarmee de FENA de problemen te lijf wil gaan is gevonden in de 'Europese inkoopvoorwaarden' ('European conditions of purchase').

Over de problemen, de inkoopvoorwaarden en de gewenste implementatie praten we met de Belgen Denis Heylen en Jos Van Bommel, respectievelijk president en secretaris-generaal van de FENA.

Tijdens de recent gehouden meubelbeurs in Milaan heeft het bestuur van de FENA (bestaande uit branchevertegenwoordigers van België, Duitsland, Spanje en Nederland) de problemen in kaart gebracht. Problemen, waarvoor de Europese meubeldetaillist zich in toenemende mate gesteld ziet en die hem onder steeds grotere druk zetten om zijn verplichtingen jegens de consument goed te kunnen vervullen. In het kort zijn deze problemen als volgt te omschrijven: (te) lage marge; hoge afleverings- en verpakkingskosten; overal (op nationaal vlak) dezelfde producten; geen prijsgarantie voor langere tijd; geen garantie over beschikbaarheid van de artikelen; onvoldoende ondersteuning in service en after sales; gebrek aan garantietermijnen van de toeleveranciers; onvoldoende informatie over en garantie voor leveringstijden; onvoldoende ondersteuning in verkoop- en productinformatie (inclusief de gebruikte materialen en onderhoud); onvoldoende informatie over leveringscondities; gebrekkige beschrijvingen in de 'moedertaal'; gebrekkige informatie over de verpakking en de hiervoor gebruikte materialen; slechte communicatie over de voortgang van de productie en de levering, alsmede over de veranderingen en aanpassingen; slechte communicatie over prijzen en condities. En tot slot de moeilijke communicatie (aan beide kanten) door het niet beheersen van andere talen.

FENA-president Denis Heylen: "De inkoopvoorwaarden of het inkoopcontract zullen condities bevatten die genoemde problemen moeten normaliseren. Voor de detaillist zijn de inkoopvoorwaarden een handleiding, een 'gids', richting de fabrikant. Ook zullen ze de toeleveranciers bewust moeten maken van de problemen van de detaillisten. Uiteindelijk zal het moeten leiden tot een versterkte samenwerking met die leveranciers die nu al inspanningen leveren om hun klanten te ondersteunen en daarmee ook de klanten van de detaillisten. Meer dan ooit moeten de fabrikanten gaan begrijpen dat de eindgebruiker, de consument, ook hún klant is en niet alleen de klant van de detaillist."

Denis Heylen is ervan overtuigd dat het FENA-bestuur met het opstellen van de inkoopvoorwaarden een belangrijke stap heeft gezet in het creëren van een gezond bestaansrecht van de meubeldetaillist. "Het FENA-bestuur heeft met deze inkoopvoorwaarden een aanzet gegeven," zegt Denis Heylen. "De procedure is dat alle deelnemende landen van de FENA de door ons opgestelde concept-voorwaarden gaan bestuderen en bediscussiëren met hun achterban (hun leden). Op korte termijn willen we tot een overeenstemming komen, zodat het bestuur tijdens de meubelbeurs van Valencia, eind september, een algemeen aanvaard 'inkoopcontract' kan presenteren. Het vervolgtraject is dan de discussie met de toeleveranciers. Men moet goed begrijpen dat de FENA geen kartel is en daarom ook geen bindende voorwaarden kan opleggen. De inkoopvoorwaarden zijn een instrument om tot betere communicatie en tot betere afspraken te komen. De nationale brancheorganisaties zullen deze voorwaarden naar hun achterban, hun leden, propageren en ondersteunen. De detaillisten zullen uiteindelijk de afspraken met hun leveranciers moeten maken. Maar wanneer wij in Europees verband de nodige en gewenste druk op de fabrikanten kunnen leggen, dan zullen onze achterbannen zich niet alleen gesteund voelen, maar zullen er ook resultaten geboekt worden. Fabrikanten die de inkoopvoorwaarden onderschrijven en hanteren, zullen wij 'belonen' met het noemen van hun namen in alle Europese vakbladen. Wij realiseren ons dat dit proces niet van vandaag op morgen wordt gerealiseerd, maar we hebben nu met een degelijk instrument een serieus begin gemaakt. Aan onze energie en voortvarendheid zal het niet liggen. Het vliegwiel is in gang gezet."

"In dat kader hebben we recent ook de internationale vakpers op de hoogte gebracht van ons initiatief," vertelt Jos Van Bommel, de secretaris-generaal van de FENA. "Maar daarbij is het niet gebleven. Het ligt voor de hand dat we ook de industrie bij ons initiatief betrekken. Aan de overkoepelende organisatie van de meubelfabrikanten, de UEA, hebben we onze ideeën en plannen toegestuurd. Met deze organisatie zullen we zeker in discussie treden. Op onze website (www.fena-furniture.com) staat alle informatie vermeld. Vakmensen bezoeken deze site en we merken nu al aan de reacties dat we een goed initiatief hebben genomen. Zowel de brancheorganisaties als de individuele detaillisten hebben hierop gewacht. Het werd hoog tijd, want de problemen in de branche zijn echt manifest.

We realiseren ons dat elk land zijn eigen wetten kent. Het ene land kent een betere bescherming van de detaillist dan het andere. Nederland kent bijvoorbeeld sinds kort het regresrecht, de fabrikant blijft verantwoordelijk voor het geleverde product. Maar de meeste landen hebben zo'n wet niet, dus daar komt het op afspraken aan tussen leverancier en afnemer. Omdat veel detaillisten bij zowel binnen- als buitenlandse fabrikanten kopen, moeten er ten aanzien van de geschetste knelpunten eensluidende afspraken gemaakt (kunnen) worden. Wanneer wij bij een Spaanse leverancier kopen, moeten we dezelfde garanties krijgen als bij een Noorse fabrikant. We leven nu in één Europa. Vanuit de globaliseringsgedachte moeten we uniforme voorwaarden en overeenkomsten hebben. Als handelaar zijn wij in Europa verplicht minimum twee jaar garantie te geven op de verkochte meubelen. Maar we staan met de rug tegen de muur als de fabrikanten zich daaraan onttrekken. En dat gebeurt met regelmaat. Wanneer je de fabrikant vraagt hoe het met de garantie is gesteld, krijg je als antwoord: 'We zien wel als het zover is, we hebben toch immers een goede relatie!' Soms krijg je te horen: 'Vertrouwt u ons dan niet?' Dit soort situaties vormen niet de basis voor goed zaken doen. Als grote ondernemer kun je nog tegengas geven, maar een kleine ondernemer staat vaak met zijn rug tegen de muur. Naar onze ervaring nemen fabrikanten te veel een defensieve houding aan. Ze vinden dat ze het al moeilijk genoeg hebben met de eisen die bijvoorbeeld vakbonden aan hun productie- en werkomstandigheden stellen. Voor de problemen van de detaillist hebben ze dan geen oor meer. Maar zolang detaillisten schade ondervinden doordat leveranciers óf ondeugdelijke producten leveren óf hun afspraken niet nakomen, zolang wordt de totale branche geschaad. Ook de leveranciers moeten beseffen dat alle partijen er baat bij hebben als de branche goed draait," aldus Jos Van Bommel.

Denis Heylen voegt daaraan toe dat meubelen kopen een feest moet zijn voor de consument. "Voor een belangrijk deel verkopen wij perceptie," zegt hij. "Maar dan moeten wij erop kunnen vertrouwen dat de consument ook krijgt wat hij verwacht, en niet een mooie buitenkant met een binnenwerk dat niet aan de gestelde eisen voldoet. Als detaillist word je niet altijd geïnformeerd over de kwaliteit van het binnenwerk en het vulmateriaal. Dat, en nog veel meer, willen we voorkomen met behulp van de inkoopvoorwaarden. De verleiding is momenteel te groot om dat 'fraaie' bankstel tegen een zo scherp mogelijke prijs in de winkel te zetten, want je wilt verkopen. De consument bezoekt momenteel zes tot zeven meubelwinkels. In de meeste winkels ziet hij veel van hetzelfde omdat de detailhandel bij veelal dezelfde fabrieken inkoopt. De consument valt dus voor de scherpste prijs en dat gaat ten koste van onze marge, want je kunt voor hetzelfde meubel (of wat erop lijkt) geen hogere prijs vragen dan je concurrent. Vroeger was dat anders. Toen kocht de consument zijn meubelen in de omgeving, waardoor de prijzen minder concurrerend behoefden te zijn. Nu reist de consument stad en land af en vergelijkt."

"Maar bij het feest dat meubel kopen moet inhouden," vervolgt de FENA-president, "behoren ook de levertijd en de garantie. Wij zijn te veel afhankelijk van wanneer het de fabrikant uitkomt om een en ander in productie te nemen. Dat weken- of maandenlange wachten totdat de meubelen worden geleverd, verstoort het feest, hetgeen ook nog eens verergerd wordt wanneer er zich problemen met de meubelen voordoen en de detaillist voor de schade kan opdraaien.

We hebben eens aan driehonderd van onze leveranciers een brief met vragen over levertijden en garanties gestuurd. Daarvan hebben we vijf antwoorden gekregen! Dat wil toch wat zeggen," aldus Denis Heylen.

Volgens Jos Van Bommel zijn er gelukkig langzaam aan meer leveranciers die op een redelijke manier hun verplichtingen nakomen, goede informatie leveren en in staat zijn om te communiceren. En naar zijn mening zal dat in de toekomst op grotere schaal beter worden naarmate leveranciers en detaillisten zaken met elkaar gaan doen via EDI (Electronic Data Interchange).

"Binnen de FENA hechten we veel waarde aan deze ontwikkeling," zegt Van Bommel. "We zijn van mening dat het communiceren via EDI de markt zal vergroten wat betreft kennis en mogelijkheden.

De informatiestroom tussen leverancier en detaillist zal sneller en, belangrijker nog, zorgvuldiger gaan. Ook de levertijden zullen korter worden. Momenteel duurt het vaak weken voordat de benodigde informatie de detaillist bereikt. Wanneer de leveranciers zich bewust gaan worden van de voordelen van elektronische catalogi, dan zullen zij niet alleen enthousiast worden, maar tevens zal een groot aantal van de reeds genoemde knelpunten zijn of worden opgelost. We realiseren ons dat er, afhankelijk van de huidige organisatiestructuur van de bedrijven, grotere of kleinere investeringen mee gemoeid gaan, dus voorlopig zal er nog wel sprake zijn van een tweesporenbeleid: de oude werkwijze van fax, telefoon en vertegenwoordiger naast de nieuwe manier van communiceren en zaken doen: elektronisch.

Internationaal gezien is het nog een probleem dat alle landen met verschillende (software)systemen werken. Voor de harmonisering van al die systemen gaat de FENA de komende jaren een voortrekkersrol vervullen. Bij de Europese Commissie loopt een subsidieaanvraag om het EDI-project zodanig vorm te geven dat al die verschillende systemen onder één noemer gebracht kunnen worden. Het project moet eindigen in een Europees Meubel Platform. Momenteel wordt gewerkt aan de tekst voor een contract voor langere termijn. De praktische uitleg en de consequenties zijn naar alle FENA-leden gestuurd. Over enkele maanden zullen we informatiebijeenkomsten organiseren over dit Europees platform. In ieder geval wordt het hoog tijd dat EDI gaat doorbreken. Nu wordt er in de afzonderlijke landen nog teveel naar elkaar gekeken en afgewacht. Duidelijk moet worden dat dat in niemands belang is. Uiteindelijk zullen ook andere sectoren dan alleen de meubelsector betrokken worden bij dit platform. Maar de start wordt met leveranciers en afnemers van meubelen gemaakt," aldus Jos Van Bommel.